Cold-Email-Outreach: Selbst machen oder outsourcen?

Heute kann jeder mit KI in Sekunden Cold Emails schreiben und verschicken. Let's be honest: Wir alle leiden darunter. Unsere Postfächer sind voll mit schlechten, austauschbaren Mails.

Der Punkt ist: Cold-Email-Outreach ≠ Cold-Email-Outreach. In kaum einer anderen Vertriebsdisziplin ist Erfolg so schwer zu erreichen.

Ich zeige heute, wie ich Cold-Email-Outreach mache, warum ich es so mache und mit welchen Ergebnissen.

Der Teufel steckt im Detail

Wer noch nie E-Mail-Sequenzen verschickt hat, sucht einfach mal auf YouTube nach „Cold Email Outreach B2B SaaS“ und wird schnell fündig. An sich ist das Ganze auch keine Raketenwissenschaft:

1. Zielmarkt bestimmen: Ich muss wissen, wie groß mein Zielmarkt ist, also wie viele Personen ich ungefähr erreichen will. Diesen Wert nehme ich mal zwei, denn auf jede Cold Mail sollte eine Follow-up-Mail folgen. Daraus ergibt sich, wie viele Mails pro Monat rausgehen müssen und wie viele Mail-Accounts es braucht. Beispiel: 20.000 Empfänger x 2 = 40.000 Mails. Verteilt auf acht Monate sind das 5.000 Mails pro Monat.
2. Absender-Domains: Dann braucht es mehrere Absender-Domains, sogenannte Satellite Domains. Daran scheitern schon viele. Die Anzahl richtet sich nach dem Volumen. Beispiel: 5.000 Mails pro Monat bei 20 Arbeitstagen sind 250 Mails pro Tag. Ein Absender sollte nicht mehr als 15 Mails pro Tag verschicken, besser 5–10. Bei 15 Mails kommen wir auf 17 Absender. Mit 2–4 aktiven Absendern pro Domain (je nach täglichem Volumen) und 2–4 weiteren zum Rotieren landen wir bei 6 Domains.
3. Absender anlegen: Danach werden die Absender angelegt. Sie rotieren im laufenden Betrieb.
4. Postfächer aufsetzen: Weil das sehr schnell sehr viele werden, braucht es ein Tool oder einen Dienstleister, der die Postfächer aufsetzt, z. B. Scaledmail.
5. Sequencer: Dann kommt der E-Mail-Sequencer. Hier empfehle ich z. B. Instantly.
6. Zustellbarkeit: Domains und Postfächer müssen erst „aufgewärmt“ werden, sonst landen die Mails sehr schnell im Spam-Ordner der Empfänger.

Hier ist Expertise gefragt

• Zielgruppe und Daten: Hier wird es kniffliger, dank KI und Tools wie Clay aber machbar. Die Daten müssen sauber und geprüft sein. Am wichtigsten ist aber Relevanz, inhaltlich und zeitlich. Jemand hat gerade den Job gewechselt? Nice, dann sprechen wir ihn darauf an. Ein Unternehmen sucht neues Personal? Perfekter Aufhänger. Es gibt Dutzende solcher Signale. Die größte Herausforderung ist, überhaupt an diese Daten zu kommen (Scraping und Modelling). Es kann auch sinnvoll sein, schon hier ein Lead-Scoring aufzubauen.
• Copywriting: Personalisierung, die nicht nach 08/15-Sales-Pitch oder AI-Slop klingt. In der ersten Mail braucht es meist verschiedene Angles, also Aufhänger oder Use Cases je nach Persona. Das Follow-up muss dann darauf aufbauen.
• Testen und Optimieren: A/B-Tests, Auswertung und Anpassungen, während die Kampagne läuft.
• Rechtliches (DSGVO/UWG im B2B): Es kann passieren, dass man eine Abmahnung oder Ähnliches erhält. Darauf sollte man schon vor dem Start vorbereitet sein und die Kosten für eine Einigung gleich ins Kampagnenbudget einplanen.
• Inbox-Management: Bei so vielen Accounts braucht es ein ordentliches Inbox-Management. Dafür gibt es spezielle Tools, die allerdings wieder Geld kosten.
• Integration: Ich empfehle dringend, sich schon vor dem Start zu überlegen, wie das Sales-Team von den Antworten der Prospects erfährt: dass es eine Antwort gab und welche (Interesse, Termin, kein Interesse, falsche Person usw.). Als alter HubSpot-Hase setze ich so ein Setup immer direkt per Integration bzw. API (Custom App) in HubSpot um. So benachrichtigen Workflows den jeweiligen Account Owner, und der kann ohne Zeitverlust direkt anrufen oder antworten.

Fazit: Viele Unternehmen versuchen, Cold-Email-Outreach nebenbei zu machen. Sie merken, dass es viel Arbeit ist, suchen nach Abkürzungen und machen es dann nicht ordentlich. Das Ergebnis: verschenktes Potenzial, schlechte Zahlen, verbranntes Geld und verprellte potenzielle Kunden.

Selbst machen oder auslagern?

	Selbst machen (In-House)	Auslagern (Agentur)
Start	Komplexes Setup mit vielen Fallstricken und einer deutlichen Lernkurve	Battle-tested Infrastruktur, schneller Start
Erfahrung	Nur eigene Daten, kaum oder keine Benchmarks	Erfahrung aus sehr vielen Kampagnen und Branchen
Wissen	Volle Kontrolle, das Wissen bleibt im Unternehmen	Abhängigkeit, das Wissen liegt zum Teil beim Partner
Abstimmung	Kurze Wege, schnelle Anpassungen, maximale Flexibilität	Die Agentur kennt Produkt, Offer und Markt nicht so gut wie du. Das kostet Zeit und einige Iterationen.
Aufwand	Bindet Zeit und Manpower, die im Kerngeschäft fehlen	Individuelle Integrationen, Setups und Support
Kosten	Langfristig günstiger	Rechne mit 4.000–6.000 EUR pro Monat für die Agentur, zuzüglich Tools und Domains

Meine Meinung

Komplexe, hochspezialisierte Aufgaben wie diese gebe ich gern an Spezialisten ab. So spare ich Zeit und Nerven und erhöhe meine Erfolgschancen.

Vor allem für Startups ab etwa 1 Mio. ARR, die noch wenige FTEs und wenig Erfahrung im Outbound haben, ist es meiner Meinung nach sinnvoll, das erst einmal auszulagern. Langfristig kann man dann überlegen, es intern abzubilden, z. B. wenn man ein Always-on-Setup fahren will.

Mein Partner of Choice: GWD

Mit Tom, dem Gründer von Grundwerk Digital, habe ich bereits dreimal in verschiedenen Rollen zusammengearbeitet: für mein eigenes Business, als Freelancer und als Angestellter.

Hier mal ein Ausschnitt aus der letzten Zusammenarbeit mit GWD bei Famedly:

Ergebnisse (ehrlicher Einblick)

Für mich als Solo-Selbstständigen hat sich das Investment nicht wirklich gelohnt. Mein Volumen war niedrig, die Setup-Kosten bei GWD und für die Tools (Instantly, Domains usw.) aber trotzdem hoch.

Im B2B SaaS sieht das anders aus. Mit Famedly haben wir deutlich bessere Ergebnisse erzielt als für mein eigenes Business. Ein paar Zahlen:

• 1.468 Antworten
• 59 Verkaufschancen
• 7 Kampagnen
• 3,5 Monate Laufzeit
• Return on Pipeline: 3,26x

Wer sich jetzt fragt, wie der Return on Investment aussah, also der Return on ARR: Sagen wir so, im Testballon war er noch ausbaufähig. Nicht, weil GWD einen schlechten Job gemacht hätte, sondern weil wir intern noch einiges lernen mussten. Unser Setup war einfach nicht gut:

• Anfangs kamen die Antworten nicht automatisch ins CRM.
• Dann haben wir zu lange gebraucht, um zu antworten.
• Und wir sind zuerst mit einem schwachen Offer bzw. einem schwachen Angle gestartet.

Was ich aus der Arbeit mit GWD gelernt habe

• Offer, Angle und Timing sind enorm wichtig.
• Technisches Setup und Antwortzeit müssen von Anfang an sitzen.
• Qualität schlägt Masse. Aber Masse skaliert. Am Ende braucht man beides.

Fazit und Empfehlung

• Solange man Cold-Email-Outreach nicht dauerhaft im Always-on-Modus fahren will, ist Outsourcing ab etwa 1 Mio. ARR meiner Meinung nach sehr sinnvoll. Für Always-on braucht es übrigens erst einmal einen großen Markt, und das ist für viele spezialisierte B2B-Unternehmen schon eine echte Herausforderung.
• Für sehr kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige (unter 1 Mio. ARR) ist der manuelle Weg viel ratsamer: niedriges Volumen, dafür sehr hohe inhaltliche Qualität. Dabei lernt man erst, was sich skalieren lässt, also welche Use Cases, Angles und Offers wirklich ziehen.